کد گذاری کالا

منظور از کد گذاری طبقه بندی کالا جهت  ایجاد سیستم کنترل موجودی و پایگاه اطلاعاتی اقلام می باشد، عدم استفاده از کد برای کالا باعث ایجاد نابسامانی در طبقه بندی کالا می شود.

اهداف کد گذاری:

۱ – شناسایی یکسان اقلام در تمام سازمان از طریق اختصاص فقط یک نام و کد به هر کالا.

۲ – تقسیم موجودی ها به تعدادی گروه و نیز تقسیم هر گروه به دسته های کوچکتر به نحوی که اقلام مشابه در دسته های کنترل پذیر قرار گیرند.

۳ – ایجاد مبنای اطلاعاتی قابل اطمینان و صحیح برای سیستم اطلاعات مدیریت.

۴- قابلیت ایجاد بانک اطلاعاتی اقلام.

۵ – فراهم کردن امکان پردازش الکترونیکی داده ها و نصب سیستم های مکانیزه.

۶ – یکنواخت سازی کالا.

۷ – ایجاد زبان مشترک برای ارتباط واحدهای تدارکات، انبار، حسابداری، طراحی مهندسی و…   .

۸ – ایجاد سیستم خود کنترلی جهت افزایش نیافتن بی رویه تنوع کالا.

مراحل طبقه بندی وکدگذاری موجودی های کالا در انبار:

 ۱ – شناسایی و صورت برداری موجودیهای کالا: فعالیتی است که برای جمع آوری اطلاعات به منظور افزایش آگاهی، معرفت و علم نسبت به کالا از ابتدای شروع بکار هر سازمان آغاز و تا پایان حیات سازمان ادامه می یابد و شامل تعیین نام، جنس، ماهیت، مشخصات فنی و ذاتی، گروه بندی، تعیین واحد کالا، محل مصرف و… می باشد.

 ۲ – طبقه بندی، دسته بندی و گروه بندی کالا: تقسیم بندی کالاها به گروه های مختلف از نظر شباهت ها و تفاوت ها، بگونه ای که هر گروه دارای مشخصات مشابه باشند، عمل گروه بندی وقتی که در سطح کلی انجام گرفت باز هم  ادامه می یابد و هر گروه به زیر گروه های کوچکتر تقسیم و این زیر گروه ها نیز می تواند به گروه های کوچکتر تقسیم شوند، طبقه بندی می تواند بر اساس مشخصاتِ مراحل کار و تولید پروسه، طبق طرح و پروژه های مختلف در دست اجرای سازمان، و همچنین بر طبق مشخصه های “کاربردی” و “ماهیتی” کالا انجام گیرد.

 ۳ – کد گذاری موجودیهای کالا بر اساس روش منطقی و مورد قبول: کد گذاری اقلام را به عنوان جایگزینی از علایم به جای شرح آن می توان معرفی کرد، کدگذاری شماره بندی منظم و منطقی کالا بر حسب طبقات و گروه های هم خانواده می باشد.

می توان شناسایی کالا (بند ۱) را در ۵ مرحله انجام داد:

۱– تعریف روابط بین اقلام: اقلامی که همراه با هم یک سیستم عملیاتی تولیدی یا پشتیبانی را تشکیل می دهند، مثلا مشخص نمودن کلیه اقلام در حوزه “لجستیک”.

۲- شناسایی اهداف و ماموریت کالا (کلاس کالا): مثلا حوزه “لجستیک” شامل کلاس “حمل و نقل” می باشد.

۳- شناسایی اولیه اقلام یا نام های پایه مربوط به یک کلاس یا طیف: مثلا حوزه “لجستیک” شامل کلاس “حمل و نقل” و شامل اقلام انواع کامیون، اتوبوس، سواری، موتور سیکلت، تریلر و… می باشد.

۴ – شناسایی مشخصه مشترک برای دسته های مختلف اقلام:  مثلا حوزه “لجستیک” شامل کلاس “حمل و نقل” و شامل انواع اقلام “کامیون، اتوبوس، سواری، تریلر و ..” می باشد که می توان عنوان “خودروهای سنگین” یا “خودروهای سبک” را برای نام های پایه این دسته به عنوان یک مشخصه کلی مشترک در نظر گرفت.

۵ – تعیین مشخصات ذاتی کالا: مشخصات ذاتی، صفاتی هستند که ثابت و پایدارند و به هیچ عنوان از کالا جدا نمی شوند، به عنوان مثال مشخصه “فولادی” (جنس) یک کالا یا در مثال فوق تعداد محور جزء مشخصات ذاتی انواع خودرهای سنگین و سبک می تواند باشد و…، اگر مشخصات ذاتی کالا معین باشند چندگانگی نام و کد برای یک کالا حذف می شود و شرح کالا در تمام سازمان یکنواخت می شود، مشخصات ذاتی در شرح نام کالا قید و استفاده می شود، شناسایی مشخصات ذاتی فرآیند ژنریک سازی یعنی شناسایی کالاهای مشابه که با نام ها و شماره های متفاوت معرفی شده اند، را فراهم می کند.

 برخی از اصول و شرایط طبقه بندی موجودیهای کالا:

۱- موجودیهایی که دارای صفات و وجوه مشترک هستند یا کاربرد مشترک دارند در یک گروه طبقه بندی گردند.

۲- احتیاجات مختلف یک موسسه به همراه شرایط و نیازهای همان موسسه مد نظر قرار می گیرد.

۳- انعطاف پذیری و سادگی طبقه بندی کالا و قابل فهم بودن آن برای کلیه کارکنان موسسه در نظر گرفته شود.

۴- نظام جامع و مدونی می بایست طراحی و پیاده و به موقع اجرا گذاشته شود که کلیه موجودیهای فعلی و آتی انبار را در بر گرفته و پوشش دهد.

۵- گروه ها یا دسته های مختلف کالا باید بر اساس واحدهای شمارش رایج مشخص شوند.

۶- روش طبقه بندی می بایست طوری انتخاب و تنظیم شود که در زمان اضافه کردن اقلام جدید طبقات گروه های کالا تغییر نکند و قابل جذب در سیستم مزبور باشد.

۷- طبقه بندی موجودیها می بایست به نحوی انجام شود که در صورت استفاده از نرم افزارهای رایانه ای قابلیت انطباق را داشته باشد.

 انواع روش های شناخته شده کدگذاری به شرح ذیل می باشد:

۱) روش کدگذاری ساده با روش اعداد ترکیبی.

۲) روش کد گذاری با حروف الفباء.

۳) روش کد گذاری با حروف الفباء و اعداد.

۴) روش کد گذاری با استفاده از حروف اول (نیومیک).

۵) روش اعشاری یا روش دیویی (Dewey)

۶) روش کد گذاری دسیمال یا دهدهی.

۷) روش اعداد گروهی.

۸) روش مخفی.

۹) روش کدینگ ویژه.

۱۰) روش کد کذاری میله ای یا بارکد